Veelgestelde vragen | Xpert Suite

Xpert Suite tutorials voor werkgevers

Algemeen

Hoe maak je een account in Xpert Suite?

In deze video laten we zien hoe je een account aanmaakt in Xpert Suite. Volg deze stappen voor een vlotte setup:

Open de link in je e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen.
Vul je nieuwe wachtwoord in op deze pagina. Zorg ervoor dat het voldoet aan alle gestelde eisen.
Klik op 'Wachtwoord wijziging opslaan'.
Voer je telefoonnummer in om de tweestapsverificatie in te stellen.
Klik op 'SMS bevestiging registreren'.
Optioneel: Gebruik een YubiKey voor extra beveiliging. Volg de instructies op het scherm of, als je geen YubiKey wilt gebruiken, klik op 'Ik heb geen YubiKey'.
Optioneel: Stel een tweestapsverificatie in via een authenticatie-app. Als je dit niet wilt, kies 'Geen authenticatie-app gebruiken'.
Noteer de backup-code die op je scherm verschijnt. Dit is belangrijk voor het herstellen van je account. Bevestig dat je de code hebt opgeslagen door 'Ik heb de back-up code bewaard' aan te vinken en klik op 'Doorgaan'."

Xpert Suite 101 | De Basis

In deze video introduceren we de essentiële functies van Xpert Suite. We zullen stap voor stap doorlopen hoe je:

Dossiers van medewerkers kunt inzien.
Taken overzichtelijk kunt bekijken en beheren.
Belangrijke documenten zoals spreekuurverslagen kunt inzien.
Documenten kunt uploaden.
Beveiligde berichten kunt versturen.

Hoe voeg je een medewerker toe in Xpert Suite?

In deze video leggen we uit we hoe je gemakkelijk een nieuwe medewerker toevoegt in Xpert Suite. Volg deze stappen:

Ga naar het onderdeel 'Acties' en selecteer 'Medewerker toevoegen'.
Vul alle benodigde gegevens van de medewerker in. Let op: velden met een sterretje (*) zijn verplicht.
Nadat je alle gegevens hebt ingevoerd, klik je op 'Opslaan'.
Je hebt nu de optie om direct het dossier van de nieuwe werknemer te openen.

Hoe meld je een medewerker ziek? (ook bij zwangerschap)

In deze video laten we zien hoe je een medewerker ziekmeldt in Xpert Suite. Volg deze stappen:

Ga naar 'Actie' en selecteer 'Ziek'.
Zoek het dossier van de betreffende medewerker op door de naam in te typen en de naam aan te klikken.
Klik op 'Naar ziek melden'.
Voer de verzuimclassificatie in. Let op: Indien een medewerker ziek is ten gevolgen van zwangerschap, kun je voor deze specifieke optie kiezen.
Vul de datum van de eerste ziektedag in, samen met de verzuimstatus. Voer indien nodig ook de startdatum van de ziektewetperiode in.
Laat bij 'Notities' een bericht achter voor de casemanager, maar let op: plaats hier geen medische informatie.
Klik op 'Opslaan'.
Ga naar 'Overzicht' en controleer of de ziekmelding zichtbaar is onder recente trajecten.

Hoe upload je documenten in Xpert Suite?

In deze video leggen we uit hoe je documenten kunt uploaden in Xpert Suite:

Onder het kopje 'dossier zoeken', typ je de naam van de medewerker in en selecteer je vervolgens de juiste medewerker.
Je komt nu in een overzichtsscherm. Klik hier in de bovenste balk op 'Trajectendossier'.
Om een document te uploaden, klik op het upload icoon naast 'Geïmporteerde documenten'. Let op: medische documenten mogen hier niet worden toegevoegd. Stuur medische documenten naar ms@vitaalarbo.nl.
Selecteer het juiste traject.
Kies in de submap voor 'Algemeen'.
Selecteer het bestand dat je wilt uploaden.
Na het uploaden vind je je documenten terug onder 'Geïmporteerde documenten'.

Hoe meld ik een medewerker (gedeeltelijk) hersteld in Xpert Suite?

In deze video leggen we uit hoe je een medewerker (gedeeltelijk) hersteld meldt in Xpert Suite:

Klik in het menu 'Acties' op 'Hersteld'.
Zoek het dossier van de medewerker die momenteel ziek gemeld is.
Selecteer de betreffende situatie van de medewerker.
Indien een medewerker ziek uit dienst gaat, kies je voor 'Ziektetraject voor werknemer om een andere reden beëindigen'. Selecteer bij de reden 'Uit dienst'.
Na het invullen van alle benodigde gegevens, klik op 'Traject beëindigen'.

Hoe maak je een oproepverzoek in Xpert Suite?

In deze video laten we zien hoe je als eigen regie klant een oproepverzoek kunt aanmaken in Xpert Suite. Volg deze stappen:

Log in op de startpagina van Xpert Suite.
Klik in het menu op ‘Acties’ en selecteer ‘Oproepverzoek’.
Zoek het dossier op waarvoor je een oproepverzoek wilt aanmaken en klik onderaan op ‘Naar dossier’.
Kies het gewenste spreekuur en geef de periode aan waarin de afspraak moet plaatsvinden.
Selecteer de vorm van het consult: op locatie of op afstand via een webconsult. In dit geval kiezen we voor een fysieke locatie.
Vul de locatie in, bijvoorbeeld Vitaal!.
Voeg een vraagstelling toe voor de specialist, zoals de bedrijfsarts of POB’er.
Indien nodig, voeg een notitie toe voor de planner.
Klik op ‘Opslaan’ om het oproepverzoek door te sturen naar de planning.

‍

Communiceren in Xpert Suite

Veilig communiceren voor werkgevers in Xpert Suite.

In deze video leggen we uit hoe je veilig kunt communiceren in Xpert Suite

Open de e-mail die je hebt ontvangen van Xpert Suite en klik op de link om je account te activeren.
Vul een nieuw wachtwoord in op de pagina die opent. Zorg ervoor dat het wachtwoord voldoet aan de eisen.
Klik op ‘Wachtwoord wijziging opslaan’.
Kies een methode voor tweestapsverificatie. Je kunt kiezen tussen SMS of een authenticatie-app.
Bij gebruik van een SMS-methode: voer je telefoonnummer in en klik op ‘SMS bevestiging registreren’.
Bij gebruik van een authenticatie-app: scan de QR-code met de app en voer de code in die de app genereert.
Noteer de back-upcode die op je scherm verschijnt en vink aan dat je deze hebt opgeslagen. Klik vervolgens op ‘Doorgaan’.
Lees de gebruiksvoorwaarden van Xpert Suite en klik op ‘Ik ga akkoord’.
Klik op ‘Inloggen’ om toegang te krijgen tot het portaal.

Hoe verstuur je berichten via Xpert Suite?

In deze video laten we zien hoe je eenvoudig een bericht kunt versturen via Xpert Suite:

Typ onder 'dossier zoeken' de naam van de medewerker in en klik op de juiste persoon.
Je komt nu in een overzichtsscherm. Klik hier in de bovenste balk op 'berichten'.
Selecteer 'Nieuwe dialoog'.
Voer een onderwerp voor je bericht in.
Voeg de casemanager als deelnemer toe.
Schrijf je vraag in het veld 'bericht'.
Klik op 'Start dialoog' om het bericht te versturen.
Na verzending ontvang je een melding in je mailbox zodra er een reactie is.

Werken in een verzuimdossier

Hoe maak je een Plan van Aanpak in Xpert Suite?

In deze video laten we zien hoe je een Plan van Aanpak invult in Xpert Suite. Volg deze stappen:

Ga naar je takenlijst en klik op ‘Plan van Aanpak opstellen’.
Open het dossier van de betreffende persoon en klik bovenaan opnieuw op de taak om naar het invulscherm te gaan.
Vul het Plan van Aanpak in samen met je medewerker.
- Vul in wie de contactpersoon van het bedrijf is.
- Geef aan wie de bedrijfsarts is die de medewerker begeleidt.
- Noteer de werkzaamheden die de medewerker uitvoerde vóór het uitvallen.
- Bij 5.1 en 5.2: Vul de mogelijkheden voor re-integratie in, respectievelijk vanuit de medewerker en vanuit de werkgever.
- Bij 6.1: Vul het einddoel van de re-integratie in op basis van de probleemanalyse van de bedrijfsarts.
- Bij 7.1: Noteer alle afspraken die je maakt met de medewerker, inclusief wie verantwoordelijk is en wat de planning is.
Vul de velden in de inhoudsopgave in, per blokje wat van toepassing is.
Bij 8.1 en 8.2: Geef aan wat de medewerker en werkgever vinden van de gemaakte afspraken.
Als het Plan van Aanpak te laat is opgesteld, noteer je de reden bij het betreffende veld.

Afronden:

Vul de datum in waarop het Plan van Aanpak is opgesteld en sla het op.
- Kies ‘Concept opslaan’ om het later nog aan te passen.
- Kies ‘Definitief opslaan’ om het af te ronden.
Download het Plan van Aanpak als PDF en print het uit. Zorg dat zowel de medewerker als jij het document ondertekenen.
Scan het ondertekende document in en upload het naar het Trajectendossier onder ‘Geïmporteerde documenten’.

Controleren:

Ga terug naar je takenlijst. De taak ‘Plan van Aanpak opstellen’ is nu voltooid en verdwijnt uit de lijst.

Mocht je vragen hebben, mail dan naar casemanager@vitaalarbo.nl.

‍

Hoe maak je een periodieke evaluatie in Xpert Suite?

In deze video laten we zien hoe je een periodieke evaluatie invult in Xpert Suite. Volg deze stappen:

Ga naar je takenlijst en klik op ‘Periodieke evaluatie’.
Open het dossier van de betreffende persoon door de taak aan te klikken en selecteer ‘Invulscherm’.
Controleer de standaard ingevulde gegevens en vul aan wat ontbreekt.
Klik aan dat het om een periodieke evaluatie gaat.
Vul in wat er tot nu toe is gedaan om de medewerker te re-integreren.
Geef aan of de re-integratieactiviteiten volgens plan zijn uitgevoerd. Zo niet, vul in waarom.
Controleer of het einddoel uit het Plan van Aanpak nog actueel is en geef aan of dit aangepast moet worden.
Geef aan of het tweede spoor is gestart en vul de datum in, of noteer waarom het nog niet is gestart.
Noteer de mening van zowel de medewerker als de werkgever over de activiteiten tot nu toe.
Selecteer de huidige situatie van de medewerker, zoals werken met aangepaste uren, volledig niet belastbaar, of toekomstig werkvermogen.
Vul in bij 6.1 de nieuwe afspraken, inclusief wie verantwoordelijk is en de planning.
Vul in de datum van vandaag en klik op ‘Definitief opslaan’.

Afronding

Klik op ‘Ingevulde gegevens bewerken’ als je later nog wijzigingen wilt aanbrengen.
E-mail het document naar de medewerker of download het als PDF en print het uit.
Laat het document ondertekenen door jou en de medewerker en scan het in.
Upload het ondertekende document in Trajectdossier onder ‘Documenten uploaden’.

Mocht je er niet uitkomen, mail dan naar casemanager@vitaalarbo.nl.

Hoe maak je een eerstejaarsevaluatie in Xpert Suite?

In deze video laten we zien hoe je de eerstejaars evaluatie invult in Xpert Suite. Volg deze stappen:

Ga naar je takenlijst en klik op ‘Eerstejaars evaluatie’.
Open het desbetreffende dossier door nogmaals op de taak te klikken en vervolgens op ‘Invulscherm’ te klikken. Hier verschijnt het formulier.
Vul het formulier samen in met je medewerker:
- Bij 3.1: Geef aan dat het om de eerstejaars evaluatie gaat.
- Bij 4.1: Maak een samenvatting van het eerste jaar en noteer afspraken voor het tweede jaar.
- Bij 4.2: Geef aan of de gemaakte afspraken zijn uitgevoerd volgens plan en vermeld de reden als dat niet het geval is.
- Noteer bij 5.1 of het tweede spoor van de re-integratie is ingezet, inclusief de datum, of geef de reden aan waarom dit nog niet is gebeurd.
- Bij 6.1: Maak nieuwe afspraken voor het tweede jaar, zoals het inzetten van het tweede spoor of aangepaste werkzaamheden.
Noteer bij 7.1 en 7.2 wat zowel de medewerker als de werkgever vinden van de gemaakte afspraken.
Vul de datum in waarop je het formulier invult en druk op ‘Definitief opslaan’.

Afronden:

Het document kan:
- Bewerkt worden door te klikken op ‘Ingevulde gegevens bewerken’.
- E-mailen naar de betrokkenen.
- Downloaden als PDF en uitprinten. Zorg dat het document wordt ondertekend door jou en de medewerker, en scan het vervolgens in.
Upload het ondertekende document naar het dossier:
- Ga naar Trajectendossier en klik op ‘Geïmporteerde documenten’.
- Voeg het bestand toe, selecteer het kenmerk ‘Algemeen’, en klik op ‘Opslaan’.

Mocht je er niet uitkomen, mail dan naar casemanagers@vitaalarbo.nl.

‍

Facturatie

Hoe kun je een factuurspecificatie inzien, in Xpert Suite?

In deze video laten we zien hoe je een factuurspecificatie kunt inzien in Xpert Suite:

Typ onder 'dossier zoeken' je bedrijfsnaam in en selecteer je eigen bedrijf.
Je komt nu in een overzichtsscherm. Klik in de bovenste balk op 'Trajectendossier'.
Belangrijk: Zorg ervoor dat je rechts bovenin hebt gefilterd op 'Alle trajecten'.
Zoek onder 'Geïmporteerde documenten' naar de factuurspecificatie.
Klik op de factuurspecificatie om deze te downloaden.

Xpert Suite tutorials voor medewerkers

Xpert Suite voor medewerkers | Inloggen, berichten bekijken en versturen

In deze video laten we zien hoe je als medewerker een account aanmaakt en je berichten kunt inzien in Xpert Suite. Volg deze stappen:

Open de e-mail die je hebt ontvangen en klik op de link om je account te activeren.
Vul een nieuw wachtwoord in dat voldoet aan de gestelde eisen en klik op ‘Wachtwoord wijziging opslaan’.
Kies een authenticatiemethode: een authenticatie-app of SMS.
- Authenticatie-app: Scan de QR-code met de app en voer de gegenereerde code in.
- SMS: Voer je telefoonnummer in en bevestig via de ontvangen code.
Noteer de back-upcode die wordt weergegeven. Vink aan dat je deze hebt opgeslagen en klik op ‘Doorgaan’.
Lees de gebruiksvoorwaarden van Xpert Suite door en klik op ‘Ik ga akkoord’.
Klik op ‘Inloggen’ om toegang te krijgen tot het portaal.
Vul je persoonlijke gegevens in, zoals geslacht, voorletters, voornaam en achternaam. Klik op ‘Opslaan’.
Ga naar je berichten. Onderin zie je ontvangen berichten en bovenin kun je reageren op berichten.
Typ je bericht en klik op ‘Verzenden’.

De persoon aan wie je een bericht hebt gestuurd, ontvangt een melding. Zo kun je eenvoudig communiceren binnen Xpert Suite.

‍

Xpert Suite dla pracowników | Logowanie, przeglądanie i wysyłanie wiadomości.

W tym filmiepokazujemy, jak utworzyć konto jako pracownik i uzyskać dostęp do wiadomości wXpert Suite. Wykonaj następujące kroki:

Otwórz otrzymanąwiadomość e-mail i kliknij link, aby aktywować konto.
Wprowadźnowe hasło, które spełnia wymagania i kliknij „Zapisz zmianę hasła”.
Wybierz metodęuwierzytelniania: aplikacja uwierzytelniająca lub SMS.
- Aplikacjauwierzytelniająca: zeskanuj kod QR za pomocą aplikacji i wprowadź wygenerowanykod.
- SMS:Wprowadź swój numer telefonu i potwierdź za pomocą otrzymanego kodu
Zanotuj wyświetlony kod zapasowy. Zaznacz, że go zapisałeś i kliknij„Kontynuuj”.
Przeczytaj warunki korzystania z pakietu Xpert Suite i kliknij „Zgadzamsię”.
Kliknij „Zaloguj się”, aby uzyskać dostęp do portalu.
Wpisz swoje dane osobowe, takie jak płeć, inicjały, imię i nazwisko.Kliknij „Zapisz”.
Przejdź do wiadomości. Na dole możesz zobaczyć otrzymane wiadomości, a nagórze możesz na nie odpowiedzieć.
Wpisz wiadomość i kliknij „Wyślij”.

Osoba, do którejwysłałeś wiadomość, otrzyma powiadomienie. W ten sposób można łatwo komunikowaćsię w ramach Xpert Suite.

Xpert Suite

Xpert Suite tutorials voor werkgevers

Algemeen

Communiceren in Xpert Suite

Werken in een verzuimdossier

Facturatie

Xpert Suite tutorials voor medewerkers

Hoe kunnen wij je helpen?

We horen graag van je!

Neem contact op